في المقالة التالية، سوف نتطرق إلى خطوات تنظيم الوقت خُطوةً بخطوة، إضافة إلى تعريف مفهوم تنظيم الوقت ونتائج سوء تنظيمه وأهمية تنظيمه والأشياء التي تضيع وقتنا…
تنظيم الوقت أو (تدبير الوقت) هي عملية يتم بواسطتها وضع خطط أو استراتيجيات من أجل التحكم في مقدار الوقت الذي نمضيه في نشاط من الأنشطة[1].
بفضل الوقت نستطيع أن ننجز مهامنا في وقت وجيز. ممّا يساعدنا في التقليل من التوتر والنجاح في حياتنا المهنية و الشخصية.
محتوى المقالة
مقدمة
تنظيم الوقت هو مجموعة من الممارسات والمهارات والأدوات والأنظمة التي تساعدنا في استخدامه بطريقة فعالة بهدف تحقيق ما نريد.
فضلًا على ذلك، يشير تنظيم الوقت إلى التقنيات والاستراتيجيات التي يستخدمها الأفراد من أجل العمل على نحو أفضل في حياتهم اليومية.
عندما يذهب الوقت لا يعود مطلقًا. لهذا السبب، علينا أن نتعلم طرق تنظيمه من الْآنَ قبل فوات الأوان.
بطبيعة الحال، يؤدي التنظيم الجيد للوقت إلى الشعور بالرضا في الحياة اليومية. أمّا الأشخاص الذين لا يجتهدون في تحسين مهاراتهم في وقت الفراغ. هم في العادة لا يملكون مهارة التخطيط ويقومون بواجباتهم اليومية بطريقة عشوائية وغير منهجية.
يسمح لنا تنظيم الوقت ب:
- ربح الوقت.
- تقليل عبء العمل.
- تحديد الوقت المناسب لكل مهمة.
لماذا يظن بعض الناس أنّهم لا يملكون الوقت الكافي للقيام بمهامهم اليومية؟
كما هو معروف، فالإنسان في صراع دائم مع الوقت. لذلك، فهو بحاجة ملحة إلى تجاوز إكراهات الوقت و القيام بأنشطته اليومية كما ينبغي.
في الحقيقة، يجب أن نعترف أنّ إضاعة الوقت هو هِواية لمعظم الناس. لذلك علينا أن نكتسب ونتعرف إلى الطرق الفعالة لتنظيم الوقت حتّى نعمل بكفاءة وإنتاجية.
كلنا نعرف أنّ الوقت أهم من المال. ولكن، غالبًا ما نتعامى عن أهميته وطرق تنظيمه بالرغم من المنافسة المتزايدة باستمرار في سوق العمل اليوم. لذلك، فالأشخاص القادرون على تنظيم وقتهم لديهم فرص أكبر من أجل النجاح في الحياة المهنية.
خطوات تنظيم الوقت
بعد أن تعرفت إلى فوائد تنظيم الوقت. في هذه الفِقْرة، سوف نتعرف إلى طرق ومهارات تنظيم الوقت بطريقة فعالة.
تحديد الأهداف بطريقة صحيحة
قبل أن تحدد هدفا ما عليك أن تتأكد جيدا إذا ما كان هدفك يتوافق مع المسائل الخمس: على هدفك أن يكون واضحاً وقابلاً للقياس ويمكن لنا تحقيقه وواقعيا ومحدود زمنيا.
ترتيب الأولويات
يمكن لنا أن ننظم مهامنا وفقًا للأولوية. على سبيل المثال لا الحصر، تستطيع أن ترتب مهامك اليومية كما يلي حسب مصفوفة أيزنهاور[2] :
- هام وعاجل: قم بهذه المهام فورًا.
- هام، ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام.
- عاجل لكن غير مهم: قم بهذه المهام إن أمكن ذلك.
- ليست عاجلة وغير مهمة: ضع هذه الأمور جانبًا لتقوم بها لاحقًا.
حدد مهلة زمنية لإكمال المُهِمّة
يُسَاعِدُ تقييد الزمن من أجل القيام بالمهام أَمْرًا مُهِمًّا للغاية.
لأنّ عملية تحديد الوقت المناسب والكافي لكل مهمة، يساعدنا في اكتشاف المشكلات المحتملة قبل وقوعها وربح الوقت. ممّا سوف يساهم في وضع خُطَّة بهدف التعامل مع أي مشكك محتمل.
على سبيل المثال، افترض أنّك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات لأحد الندوات أو البرامج أو التطبيقات… ولكن أدركت في الوقت المناسب أنّ الأمر صعب للغاية، ولا يمكن أن تكتب أكثر من أربع مراجعات. في هذه الحالة، سوف تطلب المساعدة من أحد الزملاء في العمل لتكمل مهمتك بنجاح.
استرح بين المهام
قد تُؤَدِّي بك عملية إنجاز عدة مهام في آن واحد، ودون استراحة إلى فقدان التركيز والتحفيز.
لذلك، خُذْ استراحة بين المهام من أجل تصفية ذهنك، وتجديد نشاطك.
على سبل المثال، خذ قيلولة قصيرة، أو نزهة من أجل التأمل.
حُسن التنظيم
استخدم التقويم الخاص بك من أجل إدارة الوقت على المدى الطويل. على سبيل المثال لا الحصر:اكتب المواعيد النهائية لاستكمال المشروعات، أو المهام كُلِّيًّا.
إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة وغير الضرورية
لكي تُوَفِّرَ مَزِيدًا من الوقت والجهد، عليك أن تزيل كافة الأنشطة، والمهام الزائدة، وذلك بتحديدها وَفْقًا للأولوية.
يمكن استغلال الوقت الذي ربحته في تطوير مهاراتك، ونفسك، واتباع الطرق الذي تزيد من الثقة بالنفس.
التخطيط المسبق
قبل أن تبدأ يومك، خد بعين الاعتبار المهام التي عليك القيام بها. يساعدك التخطيط المسبق في التقدم وتقليل الضغط النفسي المحتمل. بهذه الطريقة سوف تعرف ما ينبغي لك فعله كل يوم.
نتائج سوء تنظيم الوقت
في هذه الفِقْرة، سوف نتطرق إلى الآثار المحتملة لسوءُ إدارة الوقت في الوقت الحالي.
سُوءُ سير العمل
إنّ عدم القدرة على التخطيط المسبق، وتحديد الأهداف بذكاء يُؤَدِّي بطبيعة الحال إلى ضعف الإنتاجية.
على سبيل المثال، إذا كنت مضطرا لإنجاز عدة مهام في آن واحد، فعليك أن تبدأ بالمهام المتعلقة مع بعضها البعض.
لهذا السبب، يعدّ التخطيط المسبق من بين العوامل الضرورية في النجاح المهني، وفي رفع الإنتاجية.
تضيع الوقت
يُؤَدِّي سُوءُ تنظيم الوقت إلى تضييع الوقت الثمين. على سبيل المثال، التحدث مع الأصدقاء على وسائل التواصل الاجتماعي خلال العمل، أو القيام بأحد المهام يحدث فعلًا تشتت الانتباه، وتضييع الوقت على أشياء غير مهمة.
فقدان السيطرة
يُؤَدِّي سُوءُ التنظيم، والتخطيط المسبق للمهام التي عليك أن تقوم بها إلى فقدان السيطرة على حياتك المهنية، ممّا يرفع مستويات التوتر والقلق لديك.
جودة رديئة في العمل
يُؤَدِّي سُوءُ تنظيم الوقت في العادة إلى الانتقال من سيئ إلى أسوأ فيما يخص جودة العمل.
على سبيل المثال، فعملية التسرع في إكمال المهام في اللحظات الأخيرة يعطنا جودة سيئة في العمل و المنتوج والخدمة.
السمعة السيئة
يُؤَدِّي سُوءُ التخطيط وتنظيم الوقت في القيام بالمهام، أو الأعمال التي تقوم بها إلى الإضرار بسمعتك.
لأنّك لم تكمل المهام للعملاء ولأصحاب الأعمال كما ينبغي وفي الوقت المتفق عليه. ممّا سوف يدفعهم إلى عدم التعامل معك مُسْتَقْبَلًا.
أهمية تنظيم الوقت
على الجميع أن يجد طرق من أجل تحسين مهارات تنظيم الوقت الخاصة به وصقل مهارته الشخصية لكي يعمل بفعالية وكفاية.
الوقت محدود
كما هو معروف، فإنّنا لا نستطيع تخزين الوقت أو الاحتفاظ عليه، وكلنا نملك المقدار نفسه من الوقت. لذلك، إذا لم تستعمل الوقت بحكمة، سوف تخسر وقتك فحسب.
يساعدنا الوقت في تحقيق ما نريد
الإنسان يستطيع أن يفعل أي شيء في الحياة إذا كان لديه الوقت الكافي.
لهذا السبب، نحن بحاجة إلى تعلم طرق جديدة من أجل تخصيص الوقت الكافي للقيام بالمهام التي سوف تفيدنا في هذه الحياة.
يساعدنا بإنجاز عدة مهام بمجهود أقل
عند تنظيم الوقت بفاعلية، يستطيع أي شخص أن ينجز مهامه اليومية بمجهود أقل. زيادة على ذلك، يساعدنا الوقت الذي نوفره في العمل بإنتاجية أكبر وبمجهود أقل.
لهذا السبب، على الإنسان أن يركز على الأعمال المهمة التي سوف تفيده في حياته، وإذا اتبعنا هذه الطريقة سوف نحقق أحلامنا.
يساعدنا في تحديد مهامنا
عندما نحدد الوقت المناسب لكل مهمة لا نفقد السيطرة على أنفسنا، ونعمل بكفاءة. إضافة إلى ذلك، نبقى داخل الحدود التي خططنا لكل مهمة.
يخلق توازن في الحياة
يساعدنا تدبير الوقت في خلق توازن بين حياتنا الشخصية وحياتنا المهنية.
فوائد تنظيم الوقت
تحسين جودة الحياة
يساعدنا تنظيم الوقت في تحسين جودة الحياة وتجنب بعض المشاكل مثل: الضغط النفسي وتضيع الوقت في الأشياء التي لن تفيدنا على الإطلاق في هذه الحياة.
يقلل من الإحباط
الوقت هو الأداة الوحيدة التي يمكنها أن تجعل منك إنسان ناجح أو فاشل في الوقت نفسه. لذلك، عليك أن تنظم وقتك جيدا بالطريقة الصحيحة لكي تتجنب الإحباط. وتوازن بين حياتك المهنية وحياتك الشخصية.
يمنحنا راحة البال
تُعد راحة البال من الأشياء الضرورية لعيش حياة خالية من الأمراض وخالية من الضغط النفسي.
كما هو معروف، يؤثر الضغط النفسي في حياتنا حقّاً. لذلك، علينا أن ننظم وقتنا بفعالية من أجل أن نبقى مرتاحي البال.
توفير الوقت
نستطيع أن نتقدم في حياتنا بفضل تنظيم الوقت بفعالية ونستمتع بحياتنا على أكمل وجه.
الأشياء التي تضيع وقتنا
هناك عدة أشياء تضيع وقتنا مثل:
التلفاز
بطبيعة الحال، تُعد التلفاز من الوسائل التي تضيع وقتنا بكثرة. أغلب الناس اليوم يتابعون مسلسلات وأفلام دون فائدة تضيع وقتهم فقط وتسبب لهم الإحباط والاكتئاب عندما يباشرون في مقارنة أنفسهم بالممثلين.
الهاتف
بالرغم من أنّ الهاتف أصبح اليوم من الضروريات إلاّ أنّ بعض الأشخاص يستعملنه بطريقة خاطئة: في اللهو فقط، ومنهم من أصبح بسببه مدمنا على ألعاب الفيديو. أمّا آخرون فتجدهم كل الوقت يتصفحون الشبكات الاجتماعية مثل الفيسبوك دون هدف محدد.
الإنترنت
الإنترنت سيف ذو حدين، فهناك من يستعمله في تثقيف نفسه ومتابعة الدورات وتعليم نفسه بنفسه. أمّا آخرون يستعملون الإنترنيت بسلبية. فقط يشاهدون الفيديوهات الغبية والمضحكة التي صنعها أغبى الناس حول العالم. ومشاهدة الأفلام التي تسبب لهم الإحباط والاكتئاب، خصوصًا عندما يقارنون أنفسهم بغيرهم.
الخجل من قول لا
يُعد الخجل من قول لا في بعض الظروف من بين العوائق التي تحول دون تنظيم وقتنا. لذلك، عليك ألّا تخجل من قول لا عند اللزوم.
التسويف
يتجلى التسويف في تأجيل الأشياء التي علينا أن نقوم بها الآن حتى اللحظة الأخيرة. لذلك، يُعد التسويف عدو النجاح وأكبر مضيع للوقت.
في المرة القادمة، أنجز مهامك ولا تحاول أن تأجيلها إلى وقت آخر لكيلا تضيع وقتك الثمين.
فوائد تنظيم الوقت للطالب وللموظف
تعدّ عملية تنظيم الوقت بفعالية من بين الأمور الضرورية في عصرنا الحالي، أي عصر السرعة والتِقَانَة.
إنّ تنظيم الوقت بطريقة جيدة يسمح لنا بتحسين الكفاية في العمل وخفض التوتر. زيادةً على ذَلِكَ، النجاح في الحياة المهنية والشخصية.
إذن، ما هي فوائد تنظيم الوقت في حياتنا؟
تخفيف الضغط النفسي
إنّ عمل جدول المهام اليومي يساعد الشخص من التخفيف من التوتر والقلق. خصوصًا عندما ننجز مهمة تلوى أخرى.
لذلك، ننصحك بعمل جدول واتباعه بِحَذَافيرِهِ.
توفير الوقت والجهد
تسْمحُ لك إدارة الوقت بذكاء أن توفر وَقْتًا إضافيًا تستفيد منه في حياتك اليومية.
لذلك، فالأشخاص الذين يَتَمَتَّعُونَ بمهارة تنظيم الوقت يوفرون كثيرا من الوقت. وهذا الأخير يستغلنه في ممارسة هواياتهم وأنشطتهم الخاصة.
إتاحة المزيد من الفرص
يُؤَدِّي تنظيم الوقت بطريقة جيدة إلى إتاحة المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة.
لهذا السبب، تعدّ مهارات تنظيم الوقت من بين المهارات التي يبحث عنها أصحاب الأعمال.
إنّ عملية ترتيب المسائل حسب أولويتها، وجدولة العمل أمر مطلوب للغاية خصوصًا في الدراسة وفي العمل
تحقيق الأهداف بطريقة ذكية
إنّ الأشخاص البارعين في إدارة الوقت يستطيعون أن يحققوا أهدافهم، والوصول إلى غاياتهم على نحو أفضل، وكل هذا في مدّة زمنية وجيزة.
خاتمة
تدبير الوقت أو تنظيم الوقت هو أمر ضروري من أجل الموازنة بين الحياة المهنية والحياة الشخصية.لأنه يساعدنا في تحقيق أهدافنا الشخصية و المهنية بفعالية.
المراجع:- Time Management. https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/time-management. Consulté le 28 janvier 2023.[↩]
- https://www.productplan.com/glossary/eisenhower-matrix/[↩]
